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行政文書から学ぶビジネス文書の書き方


こんにちは、チャレンジド板橋区役所前です。不安定な天候が続いていますが、いかがお過ごしでしょうか? さて、本日は元公務員の職員が講師となり、グループワークで「行政文書の書き方・読み方」を行いました。

なぜ行政文書を確認するのか

就職先として国の機関や地方公共団体を考えていない方には一見必要ではなさそうな今日のグループワークですが、実は民間企業に就職される方にもビジネス文書を書く際に押さえておきたいポイントがしっかりと押さえられているのが、行政文書です。本日は画面も見やすいように通所されている方もZoomを使って確認を行っていきました。

テレビ会議

行政文書とは

そもそも行政文書とはどんなものか、定義を見てみましょう。

「行政文書」とは、行政機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう)であって、当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして、当該行政機関が保有しているものをいう。

また、文書はもちろん、資料やUSB内のデータも行政文書として管理していかなければなりません。

行政文書をどう読むのか

文章ですので、「いつの文書?」「どこ(誰)からどこ(誰)への文書」「何を目的にした文書」「以前発信された文書はあるのか」「同じ文書を持っている部署は」などの様々な情報が明記されています。これを上記のような項目を意識しながら読むと読みやすくなります。

行政文書をどう書くのか

行政文書に限らず、文書を書くにはいくつかのポイントがあります。そのポイントを見ていきたいと思います。

<文章の基本5W1H>

文章を書いていく際や人との会話の際に基本となるのが、5W1Hです。なぜ、いつ、どこで、誰と(が)、何を、どのようにを意識することで、内容が具体的で伝わりやすくなります。

<文書の体裁>

 

文書の階層は決まりはありませんが、あまり階層が深くなると、読み手がどの部分を読んでいるか迷ってしまうので、3階層程度に留めておくことが望ましいです。また、段落も階層ごとにどのくらいの文字数を空けるかを予め決めておくと体裁の取れた文書となります。

採用試験や実際の職場で困らないために

実際の採用試験での実技試験で文書作成を課す企業もありました。その際、課題になったのが社内文書でした。また、働きだしてからも実際に文書を作成する場面に出くわすこともあります。チャレンジドでは、基礎的な部分の学習も出来ますが、試験や実際に働きだしてから困らないよう実践的なトレーニングも行っています。


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